Komunikasi Dalam Organisasi
KOMUNIKASI DALAM
ORGANISASI
Disusun Oleh:
Erniawati, S.Kep
4012190040
PROGRAM PROFESI NERS
STIKES BINA PUTERA BANJAR
TAHUN 2019
LAPORAN PENDAHULUAN
KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
A. Pengertian Komunikasi dalam Organisasi
Komunikasi dalam organisasi sangat penting
karena dengan adanya komunikasi makaseseorang bisa berhubungan dengan orang
lain dan saling bertukar pikiran yang bisa menambah wawasan seseorang dalam
bekerja atau menjalani kehidupan sehari-hari. Maka untuk membina hubungan kerja
antar pegawai maupun antar atasan bawahan perlulah membicarakan komunikasi
secara lebih terperinci.
Dalam menyalurkan solusi dan ide melalui
komunikasi harus ada si pengirim berita (sender) maupun si penerima berita
(receiver). Solusi-solusi yang diberikan pun tidak diambil seenaknya saja,
tetapi ada penyaringan dan seleksi, manakah solusi yang terbaik yang akan
diambil, dan yang akan dilaksanakan oleh organisasi tersebut agar mencapai
tujuan, serta visi, misi suatu organisasi.
Berikut ini adalah beberapa definisi serta
penjelasan mengenai komunikasi menurut beberapa ahli:
1. HIMSTREET & BATY
Komunikasi adalah suatu proses pertukaran
informasi antar individu melalui suatu sistem yang biasa (lazim), baik dengan
simbol-simbol, sinyak-sinyal, maupun perilaku atau tindakan.
2. THEODORSON & THEDORSON
Komunikasi adalah penyebaran informasi,
ide-ide sebagai sikap atau emosi dari seseorang kepada orang lain terutama
melalui simbol-simbol.
3. CHARLES H. COOLEY
Komunikasi berarti suatu mekanisme hubungan
antar manusia dilakukan dengan mengartikan simbol secara lisan dan membacanya
melalui ruang dan menyimpan dalam waktu.
Jadi, Komunikasi adalah Suatu proses
penyampaian pesan atau informasi dari suatu pihak ke pihak yang lain dengan
tujuan tercapai persepsi atau pengertian yang sama. Berarti dalam hal ini
komunikasi dalam organisasi merupakan hal yang paling penting karena komunikasi
bagian penting dari organisasi, sebab organisasi tidak akan berlangsung apabila
tidak ada komunikasi antara pihak satu dengan pihak yang lain.
B. Unsur-unsur Komunikasi dalam Organisasi
Unsur-unsur komunikasi dalam organisasi adalah
1. Komunikator (communicator), yaitu memberi
berita, yang dalam hal ini adalah orang yang berbicara, pengirim berita atau
orang yang memberitakan.
2. Menyampaikan berita, dalam hal ini dapat
dilakukan dengan cara mengatakan, mengirim atau menyiarkan.
3. Berita-berita yang disampaikan (message),
dapat dalam bentuk perintah, laporan, atau saran.
4. Komunikan (communicate), yaitu orang yang
dituju, pihak penjawab atau para pengunjung. Dengan kata lain orang yang
menerima berita. Tanggapan atau reaksi (response), dalam bentuk jawaban atau
reaksi.
5. Kelima unsur komunikasi tersebut
(Komuniakator), Menyampaikan berita, Berita-berita yang disampaikan, Komunikan
dan Tanggapan atau reaksi) merupakan kesatuan yang utuh dan bulat, dalam arti
apabila satu unsur tidak ada, maka komunikasi tidak akan terjadi. Dengan
demikian masing-masing unsur saling berhubungan dan ada saling ketergantungan.
Jadi dengan demikian keberhasilan suatu komunikasi ditentukan oleh semua unsur
tersebut.
C. Penyaluran Komunikasi dalam Organisasi
1. Komunikasi Vertikal
Komunikasi vertikal terdiri atas komunikasi ke
atas dan ke bawah sesuai rantai perintah. Komunikasi ke bawah (downward
comunication) dimulai dari manajemen puncak kemudian mengalir ke bawah melalui
tingkatan-tingkatan manajemen sampai ke karyawan lini dan personalia paling
bawah. Maksud utama komunikasi ke bawah adalah untuk memberi pengarahan,
informasi, instruksi, nasehat/saran dan penilaian kepada bawahan sera
memberikan informasi kepada para anggota organisasi tentang tujuan dan
kebijaksanaan organisasi.
Berita – berita ke bawah dapat berbentuk
tulisan maupun lisan dan biasanya disampaikan melalui memo, laporan, atau
dokumen lainnya, bulletin pertemuan atau rapat, dan percakapan serta melalui
interaksi orang perorang atau kelompok-kelompok kecil. Manajemen seharusnya
tidak hanya memusatkan perhatiannya pasa usaha komunikasi ke bawah, tetapi juga
komunikasi ke atas.
Fungsi utama komunikasi ke atas (upward
communication)adalah untuk mensuplai informasi kepada tingkatan manajemen
atas tetang apa yang terjadi pada tingkatan bawah. Tipe komunikasi ini
mencakup laporan-laporan periodik, penjelasan, gagasan, dan permintaan untuk
diberikan keputusan. Hal ini dapat dipandang sebagai data atau informasi umpan
balik bagi manajemen atas.
Bentuk-bentuk komunikasi seperti
kebijaksanaan, sistem komunikasi informal, survey sikap, dewan manajemen
karyawan, atau sistem inspektur jendral dirancang untuk memudahkan komunikasi
ke atas ke manajemen puncak.
2. Komunikasi Horizontal
Yaitu komunikasi yang berlangsung di antara
para anggota dalam kelompok kerja yang sama. Dan antara departemen-departemen
pada tingkatan yang sama. Fungsi arus komunikasi horisontal ini adalah: a)
Memperbaiki koordinasi tugas b) Upaya pemecahan masalah c) Saling berbagi
informasi d) Upaya pemecahan konflik e) Membina hubungan melalui kegiatan
bersama
3. Komunikasi Diagonal
Komunikasi diagonal merupakan komunikasi yang
memotong secara menyilang diagonal rantai perintah organisasi. Hal ini sering
terjadi sebagai hasil hubungan-hubungan departemen lini dan staf. Bahwa
hubungan-hubungan yang ada antara personalia lini dan staf dapat berbeda-beda,
yang akan membentuk beberapa komunikasi diagonal yang berbeda-beda pula.
D. Hambatan-hambatan dalam Komunikasi Organisasi
Komunikasi adalah bagian dari informasi dalam
membangun organisasi, tetapi komunikasi tidak efektif dengan adanya
kekuatan-kekuatan dari luar yang menghambatnya. Berikut ini akan dibahas
hambatan-hambatan terhadap komunikasi efektif tersebut, dengan
dikelompokkan sebagai berikut:
1. Hambatan – hambatan Organisasional
Ada tiga hambatan organisasional, yaitu tingkat
hirarki bila suatu organisasi tumbuh, strukturnya berkembang, akan
menimbulkan berbagai masalah komunikasi. Karena berita harus melalui tingkatan
tambahan, yang memerlukan waktu lebih lama untuk mencapai tempat tujuan
dan kecendrungan menjadinberkurang ketepatannya . berita yang mengalir keatas
atau kebawah tingkatan – tingkatan organisasi akan melalui beberapa “Filter”,
dengan persepsi, motif, kebutuhan dan hubungannya sendiri.
Wewenang manajerial tanpa wewenang untuk membuat keputusan tidak
mungkin manajer dapat mencapai tujuan dengan efektif. Tetapi dilain
pihak, pada kenyataannya bahwa seseorangyang mengendalikan orang lain juga
menimbulkan hambatan – hambatan terhadapa komunikasi. Banyak atasan merasa
bahwa mereka tidak dapat sepenuhnya menerima berbagai masalah, kondisi atau
hasil yang dapat membuat mereka tampak lemah. Sebaliknya, banyak bawahan
menghindari situasi dimana mereka harus mengungkapkan informasi yang dapat
membuat mereka dalam kedudukan yang tidak menguntungkan. Sebagai hasilnya ada
kesenjangan “leveling” antara atasan dan bawahan.
Spesialisasi . meskipun spesialisasi adalah prinsip dasar
organisasi, tetapi juga menciptakan masalah-masalah komunikasi, dimana hal ini
cenderung memisahkan orang-orang, bahkan bila mereka bekerja saling berdekatan.
Perbedaan fungsi, kepentingan dan istilah-istilah pekerjaan dapat membuat
orang-orang merasa bahwa mereka hidup dalam dunia yang berbeda. Akibatnya,
dapat menghalangi perasaan memasyarakat, membuat sulit memahami, dan mendorong
terjadinya kesalahan-kesalahan.
2. Hambatan – hambatan antar pribadi
Manajer masih akan menghadapi kemungkinan
bahwa berita – berita yang mereka kirim akan berubah akan menyimpang, bahkan
bila hambatan-hambatan komunikasi organisasional tidak ada. Banyak kesalahan
komunikasi disebabkan bukan oleh faktor-faktor organisasi, tetapi oleh
masalah-masalah ketidak sempurnaan manusia dan bahasa. Manajer perlu
memperhatikan hambatan-hambatan anatr pribadi seperti , a) persepsi selektif ,
b) status atau kedudukan komunikator, c) keadaan membela diri , d) pendengaran
lemah, e) ketidak tepatan penggunaan bahasa. Berikut adalah hambatan – hambatan
dalam proses komunikasi :
Persepsi selektif persepsi adalah proses yang menyeluruh
dengan mana seseorang menseleksi, mengorganisasikam, dan mengartikan segala
sesuatu lingkungannya, segera setelah seseorang menerima sesuatu, akan
mengorganisasikan menjadi berbagai tipe informasi yang berarti. Dalam hal ini
pengalaman mengajarkan seseorang dengan reaksi tertentu, bila seseorang
mendengar suara kereta api, maka dia mengharapkan akan melihat kreta api.
Seorang karyawan menjadi “definisi”secara otomatis bila dipanggil atasannya
dengan kata lain, pengharapan yang mengharapkan seseorang untuk melihat atau
mendengar kejadian, orang , objek atau situasi adalah sesuatu yang dia ingin
lihat atau dengar . hal ini disebut persepsi selektif.
Manajer perlu memperhatikan 3 aspek berikut
sehubungan dengan persepsi selektif :
a. Penerimaan akan menginterpretasikan berita
berdasarkan pengalaman dana bagaimana mereka telah “belajar’ untuk menghadapi
sesuatu .
b. Penerima akan menginterpretasikan berita
dengan cara menolak setiap perubahan dalam struktur kepribadian yang kuat .
berita yang bertentangan dengan kenyakinan seseorang cenderung untuk ditolak.
c. Penerima akan cenderung mengelompokkan dan
menyiampan karakteristik-karakteristik pengalaman mereka sehingga mereka dapat
membuat pola-pola menyeluruh.
Pelajaran bagi manajer untuk memahami sebanyak
mungkin tentang kerangka kesukaan, kebutuhan, motif, tujuan, tingkat bahasa,
dan stereotip (prosen penyusunan berita menjadi seperti sesuatu yang
diharapkan) dari penerima, agar dapat mengkomunikasikan pengertian secara
efektif.
Status komunikator. Hambatan utama komunikasi lainnya adalah
kecenderungan untuk menilai. Mepertimbangkan dan membentuk pendapat atas dasar
kerakteristik-karakteristik pengirim (sumber), terutama kredibilitanya.
Kredibilitas didasarkan “keahlian” seseorang dalam bidang yang sedang
dikomunikasikan dan tingkat kepercayaan seseorang bahwa orang tersebut akan
mengkomunikasikan kebenaran.
Manajer harus dipandang bawahan mereka sebagai
orang yang terpercaya dan dapat dipercaya. Kalau tidak, usaha untuk memotivasi,
mempengaruhi dan mengarahkan kegiatan-kegiatan bawahan akan sangat terhambat
dari pemulaan.
Keadaan membela diri, perasaan pembelaan diri pada pengirim,
penerima berita atau keduanya juga menimbulkan hambatan-hambatan
komunikasi. Keadaan membela diri seseorang mengakibatkan ekspresi wajah,
gerakan tubuh, dan pembicaraan tertentu, dan sebaliknya meningkatkan tingkat
pembelaan di pihak lain. Jadi, akan timbul reaksi rantai deensif. Keadaan ini
membuat pendengar lebih berkonsentrasi pada apa uang akan dikatakan dan bukan
pada apa yang sedang didengar. Sebagai contoh, bila seseorang karyawan terancam
akan kehilangan kedudukannya, maka dapat kehilangan kemampuan untuk mengartikan
berita secara tepat dengan memberi reaksi defersif atau agresif.
Pendengaran lemah. Manajer perlu belajar untuk mendengar secara
efektif agar mampu mengatasi hambatan ini. Berbagai kebiasaan sehubungan dengan
pendengaran lemah meliputi : 1) mendengar hanya permukaannya saja, dengan
sedikit perhatian pada apa yang sedang dikatakan; 2) memberikan pengaruh,
melalui baik perkataan atau tanda-tanda (seperti melihat jam, memandanglangit,
menunjukkan kegelisahan); 3) menunujkan tanda-tanda kejengkelan atau kebosanan
terhadap bahan pembicaraan dan 4) mendengar dengan tidak aktif.
Ketidak tepatan penggunaan bahasa. Salah satu kesalahan terbesar yang dibuat
dalam komunikasi adalah anggapan bahwa pengertian terletak dalam “kata-kata”
yang digunakan. Sebagai contoh, perintah manajer untuk mengerjakan “secepat
mungkin” bisa berarti satu jam, satu hari atau satu minggu. Disamping itu,
bahasa-bahasa “non verbal” yang tidak konsiten, seperti nada suara, ekspresi
wajah, dan sebagainya dapat menghambat komunikasi.
E. Peningkatan Efektivitas Komunikasi
Berbagai penyebab timbulnya masalah-masalah
komunikasi dan betapa sulitnya mencapai komunikasi efektif telah dibahas
diatas. Sekarang akan dibicarakan berbagai cara dengan mana para manajer dapat
meningkatkan efektivitas komunikasi. Teknik-teknik ini pada dasarnya adalah
cara-cara untuk mengatasi kesulitan-kesulitan yang disajikan sebelumnya.
1. Kesadaran Akan Kebutuhan Komunikasi Efektif
Karena berbagai hambatan organisasional dan
antar pribadi, komunikasi efektif tidak dapat dibiarkan terjadi begitu saja.
Manajer harus memainkan peranan penting dalam proses komunikasi, dimana hanya
dengan cara itu kemudian dapat diambil langkah-langkah untuk meningkatkan
efektivitas komunikasi.
Pentingnya komunikasi menyebabkan banyak
perusahaan besar menggunakan para “ahli komunikasi”. Para spesialis komunikasi
ini membantu perbaikan komunikasi dengan bantuannya kepada para penyelia memecahkan
masalah-masalah komunikasi internal; penentuan strategi komunikasi perusahaan
sehubungan dengan “layoffs”, penutupan pabrik atau relokasi, dan terminasi;
serta pengukuran kualitas kegiatan-kegiatan komunikasi, melalui interview
(wawancara) atau survey.
2. Penggunaan Umpan-Balik
Peralatan penting pengembangan komunikasi
lainnya adalah penggunaan umpan balik berita-beria yang dikirim. Komunikasi dua
arah ini memungkinkan proses komunikasi berjalan lebih efektif. Para manajer
dapat melakukan paling sedikit dua hal untuk mendorong umpan balik dan
menggunakannya secara efektif. Manajer dapat menciptakan lingkungan yang
mendorong umpan balik, dan mendapatkan umpan balik melalui kegiatan mereka
sendiri
Cara manajer berkomunikasi dengan para
bawahannya dapat menentukan jumlah umpan balik yang akan mereka terima.
Disamping itu, tipe komunikasi yang digunakan dan lingkungan komunikasi penting
dalam penentuan umpan balik macam apa yang akan di dapatkannya. Dalam hal ini
manajer perlu memainkan peranan aktif dalam pengadaan umpan balik tersebut.
Sebagai contoh, setelah memberikan penugasan tugas suatu pekerjaan manajer
dapat bertanya, “apa saudari mengerti?” atau “apakah saudara mempunyai
pertanyaan” atau “apakah ada yang belum saya jelaskan?” tetapi pertanyaan-pertanyaan
itu tidak mendorong timbulnya jawaban, sehingga pendekatan yang lebih langsung
dapat dilakukan dengan mengatakan : “pekerjaan ini adalah penting, sebab itu
pahami benar setiap langkah, laporkan kepada saya apa yang akan saudara
lakukan”.
Dilain pihak, para manajer perlu secara aktif
mencari umpan balik. Manajemen partisipatif dan komunikasi tatap muka merupakan
cara-cara yang dapat digunakan untuk meningkatkan efektivitas kominukasi
melalui penggunaan umpan balik.
F. Menjadi Komunikator Yang Lebih Efektif
Teknik-teknik yang jelek mengganggu banyak
manajer, seperti halnya mengganggu hubungan mereka dengan para bawahannya
diluar pekerjaannya. Oleh karena itu latihan-latihan dalam penulisan dan
penyampaian berita secara lisan perlu dilakukan untuk meningkatkan pemahaman
akan simbol-simbol, penggunaan bahasa, mengutarakan yang tepat, dan kepekaan
terhadap latar belakang penerima berita.
Salah satu peralatan yang digunakan secara
efektif oleh para psikolog, dan orang-orang yang profesinya memerlukan
pemahaman yang mendalam tentang klien mereka, yaituactive listening (aktif
mendengarkan), dapat dipergunakan untuk mengembangkan dimensi baru keterampilan
manajemen para manajer. Prinsip dasar peralatan ini adalah penggunaanreflective statements
(pernyataan baik) oleh pendengar. Bagaimanapun posisi kunci para manajer dalam
proses komunikasi, membuat kebutuhan mendesak bagi pengembangan diri untuk
menjadi komunikator yang lebih efektif.
G. Pedoman Komunikasi Yang Baik
Amerika Management Asosiations (AMA) telah
menyusun sejumlah prinsip-prinsip komunikasi yang disebut “the Ten Commandments
of Good Communication” (sepuluh pedoman komunikasi yang baik). Pedoman-pedoman
ini disusun untuk meningkatkan efektivitas komunikasi organisasi, secara ringkas
adalah sebagai berikut:
1. Cari kejelasan gagasan-gagasan terlebih dahulu
sebelum dikomunikasikan.
2. Teliti tujuan sebenarnya setiap komunikasi.
3. Pertimbangkan keadaan fisik dan manusia
keseluruhan kapan saja komunikasi akan dilakukan.
4. Konsultasikan dengan pihak-pihak lain,
bilaperlu, dalam perencanaan komunikasi.
5. Perhatikan tekanan nada dan ekspresi lainnya
sesuai isi dasar berita selama berkomunikasi.
6. Ambil kesempatan, bila timbul, untuk mendapatkan
segala sesuatu yang membantu atau umpan balik.
7. Ikuti lebih lanjut komunikasi yang dilakukan.
8. Perhatikan konsistensi komunikasi.
9. Tindakan atau perbuatan harus mendorong
komunikasi.
10. Jadilah pendengar yang baik, berkomunikasi tidak hanya untuk
dimengerti tetapi untuk mengerti.
Prinsip-prinsip ini memberikan kepada para
manajer pedoman untuk meningkatkan efektivitas komunikasi.
DAFTAR PUSTAKA
T. Hani Handoko,
Manajemen Edisi 2, Universitas Gajah Mada, Yogyakarta, 2011
Komentar
Posting Komentar